Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah
dan alat-alat yang digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut
masih asing bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang
sekarang sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami
berikan penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat kearsipan.
1. Alat
sorti
Alat yang digunakan untuk memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam
folder.
2. Caption
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk
mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan
(filing).
3. Cardex
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu
index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar
(mirip) dengan arsip aslinya.
5. Filing
cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,
antara 1-6 laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan
mengenai masalah keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup.
Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun
penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
8.
Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang
digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis
subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.
9. Hanging
folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi
besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam
filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
barang inventaris.
11. Kartu
indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat
yang disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map
ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map
snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen (cap nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam
ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
15. Out
slip
Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat
map yang telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi
kertas/kartu.
18. Personal record
Arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian.
19. Production record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi.
20. Rotary
Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan
arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.
21. Sales record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan.
22. Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah
kertas.
23. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan
pedoman/standar yang telah ditetapkan.
24. Stopmap
folio
Map yang memiliki daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh.
25. Tickler
file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau
besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh
tempo.
26. Roll O'Pack
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index
sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif
digunakan untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat
banyak
27. Kartu Tunjuk Silang
Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain
dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu
judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lapiran dokumen
lain yang disimpan di tempat berbeda.
Istilah-istilah di atas akan selalu kamu jumpai
di dalam kegiatan kearsipan. Beberapa alat seperti perforator pasti sudah kalian
kenal sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator adalah nama yang
benar untuk alat tersebut
0 Response to "Fasilitas dan Alat Kearsipan"
Post a Comment